Algemene Voorwaarden - Seiketsu Systems

Laatste wijziging: 15 januari 2026

1. Inleiding en Definities

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Seiketsu en haar Opdrachtgevers. Seiketsu is een AI Automation Agency (AAA) die diensten levert op het snijvlak van software-implementatie en kunstmatige intelligentie.

Definities:

Seiketsu: De gebruiker van deze voorwaarden, gevestigd te Rooseveltplein 39, 5025 WT Tilburg, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93222173

Opdrachtgever: De rechtspersoon of natuurlijke persoon handelend in uitoefening van beroep of bedrijf die een Overeenkomst aangaat met Seiketsu

Diensten: De levering van AI-agents (Voice/Chat), Smart Web Design (Framer websites), CRM-configuratie (GoHighLevel), workflow-automatisering, AI SEO en consultancy

SaaS-oplossing: Het ter beschikking stellen van software-omgevingen door Seiketsu aan de Opdrachtgever op abonnementsbasis

AI-modellen: Externe taalmodellen (zoals OpenAI, Anthropic) die via API-koppelingen door Seiketsu worden geïntegreerd

White Glove Service: Volledige technische implementatie en configuratie door Seiketsu, waarbij de Opdrachtgever geen technische handelingen hoeft te verrichten

2. Toepasselijkheid en Totstandkoming

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en leveringen van Diensten door Seiketsu.

2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts bindend indien deze schriftelijk zijn overeengekomen. E-mail wordt als schriftelijk beschouwd.

2.3 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat:

• De Opdrachtgever een schriftelijke of digitale bevestiging stuurt, of

• Seiketsu begint met de uitvoering van de werkzaamheden na akkoord op een offerte

2.4 Inkoop- of andere voorwaarden van de Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij deze door Seiketsu schriftelijk zijn aanvaard.

3. Uitvoering van Diensten: White Glove Methode

3.1 Seiketsu hanteert een "White Glove" installatiemethode, waarbij de volledige technische inrichting door Seiketsu wordt verzorgd.

3.2 Medewerkingsplicht Opdrachtgever

De Opdrachtgever is verplicht alle benodigde informatie tijdig en volledig aan te leveren, waaronder:

• Toegang tot bestaande systemen (CRM, website, analytics)

• Bedrijfsdocumentatie (FAQ's, productinformatie, prijslijsten)

• Voorbeeldgesprekken of scripts (voor AI-training)

• Logo's, huisstijl en andere visuele assets

Consequentie bij vertraging: Vertraging in aanlevering leidt tot opschorting van de oplevertermijn. Indien de vertraging langer dan 14 kalenderdagen duurt, heeft Seiketsu het recht de Overeenkomst te ontbinden zonder restitutie van betaalde bedragen.

3.3 Acceptatie en Testfase

Go-Live Proces:

1. Na voltooiing van de technische inrichting plant Seiketsu een "Go-Live" call (60-90 minuten)

2. Tijdens deze call wordt de Opdrachtgever getraind in het gebruik van de systemen

3. Na de call start een testperiode van 7 werkdagen

Testperiode (7 werkdagen):
De Opdrachtgever heeft 7 werkdagen om de Diensten te testen en eventuele gebreken te melden.

Wat kwalificeert als gebrek?

Wel gebreken:

• AI-agent reageert niet conform afgesproken scenario's (bijv. mist belangrijke vragen)

• Technische storingen (integraties werken niet, formulieren verzenden niet)

• Afwijkingen van schriftelijk overeengekomen specificaties

Geen gebreken:

• Subjectieve ontevredenheid over AI-stem of tone-of-voice (stem kan wel worden aangepast tegen meerprijs)

• Wensen voor nieuwe functionaliteiten buiten de oorspronkelijke scope

• AI-hallucinaties (onjuiste antwoorden): Dit is inherent aan AI-technologie en geen technisch gebrek. De Opdrachtgever heeft de controleplicht (zie Sectie 4)

Melding:
Gebreken dienen schriftelijk gemeld te worden via info@seiketsu-systems.nl met:

• Beschrijving van het probleem

• Screenshot of opname (indien van toepassing)

• Wanneer het probleem optreedt

Herstel:
Seiketsu zal gemelde gebreken binnen 5 werkdagen herstellen. Indien herstel niet mogelijk blijkt, heeft de Opdrachtgever recht op gedeeltelijke terugbetaling van de setup fee (pro-rata voor niet-werkende onderdelen).

Automatische acceptatie:
Indien binnen 7 werkdagen geen gebreken zijn gemeld, worden de Diensten geacht te zijn geaccepteerd en begint de facturatie van de maandelijkse retainer.

4. Specifieke Bepalingen voor AI en Automatisering

Gezien de aard van kunstmatige intelligentie gelden de volgende specifieke bepalingen:

4.1 AI Hallucinaties

De Opdrachtgever erkent dat AI-agents onjuiste of onvolledige informatie kunnen genereren (hallucinaties). Dit is een inherente beperking van huidige AI-technologie.

Seiketsu is niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid van AI-gegenereerde output.

4.2 Controleplicht Opdrachtgever

De Opdrachtgever draagt de eindverantwoordelijkheid voor de controle van de door AI gegenereerde teksten en acties alvorens deze commercieel in te zetten.

Voorbeeld: Als een AI-chatbot een verkeerde prijs noemt, is de Opdrachtgever verantwoordelijk voor het corrigeren van deze fout in de AI-configuratie.

4.3 Afhankelijkheid van derden

De beschikbaarheid van de Diensten is mede afhankelijk van externe API-providers, waaronder:

• OpenAI (ChatGPT/GPT-modellen)

• Anthropic (Claude-modellen)

• GoHighLevel (CRM-platform)

• Vapi.ai of Assistable.ai (Voice Agent infrastructure)

Seiketsu is niet aansprakelijk voor:

• Downtime of storingen bij deze externe partijen

• Prijswijzigingen of wijzigingen in de voorwaarden van deze externe partijen

• API rate-limits of capaciteitsproblemen

Mitigatie: Seiketsu monitort de status van externe diensten en zal de Opdrachtgever binnen 24 uur informeren bij langdurige storingen (>4 uur).

5. Betalingsstructuur en Kosten

Seiketsu hanteert een transparante, gesegmenteerde betalingsstructuur.

5.1 Setup Fee (Installatie)

Voor de initiële inrichting wordt een eenmalige vergoeding gefactureerd.

Betalingstermijn:
Doorgaans 50% bij start van het project, 50% bij oplevering (Go-Live).

5.2 Monthly Retainer (Abonnement)

De maandelijkse fee voor onderhoud, hosting en support wordt vooraf gefactureerd via automatische incasso of bankoverschrijving.

Betalingsdag: Eerste werkdag van de maand.

5.3 Consumptiekosten (Variabel)

Variabele kosten worden doorberekend tegen inkoopprijs + 15% handling fee.

Waarom 15% markup?
Deze marge dekt:

• Administratieve afhandeling (facturatie, rapportage)

• Technisch beheer (API-monitoring, error handling)

• Wallet-management (vooruitbetaling aan providers)

Overzicht tarieven (indicatief, kan wijzigen bij prijs-updates van providers):

Dienst Provider Inkoopprijs Doorberekend AI-tokens (1M tokens) OpenAI/Anthropic €8,00 €9,20 SMS Nederland Twilio €0,08 €0,092 Belminuten NL Vapi.ai €0,05/min €0,0575/min WhatsApp Business Twilio €0,05/msg €0,0575/msg

Transparantie:

• Maandelijkse consumptierapporten zijn beschikbaar in uw GoHighLevel dashboard

• U ziet real-time verbruik (aantal tokens, belminuten, verzonden berichten)

• Facturatie gebeurt achteraf (netto 14 dagen)

Fair use policy:
Bij extreem hoge volumes (>10.000 AI-verzoeken/maand) kunnen we overschakelen naar een custom pricing model.

5.4 Betalingstermijn

Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.

Bij overschrijding is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim (geen aanmaning vereist).

Gevolgen bij niet-betaling:

• Wettelijke rente: 1% per maand

• Buitengerechtelijke incassokosten: conform Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten

• Opschorting van Diensten (zie Sectie 9.3)

5.5 Annulering tijdens Setup Fase

Annulering vóór Go-Live:

Indien de Opdrachtgever de Overeenkomst beëindigt vóór oplevering van de Diensten:

• De eerste termijn (50% setup fee) is niet restitutabel (dit dekt initiële analyse en configuratie)

• Reeds verrichte werkzaamheden worden separaat gefactureerd tegen het uurtarief van €125,- per uur (excl. BTW)

Voorbeeld:

• Setup fee: €6.000 (€3.000 vooruitbetaald)

• Annulering na 16 uur werk

• Extra facturatie: 16u × €125 = €2.000

• Totaal verschuldigd: €3.000 (vooruitbetaling) + €2.000 (extra werk) = €5.000

Annulering ná Go-Live (binnen 12 maanden):

• De Overeenkomst heeft een initiële bindende periode van 12 maanden

• Vroegtijdige beëindiging is mogelijk tegen betaling van 50% van de resterende maandelijkse kosten

Voorbeeld:

• Maandelijks tarief: €1.000

• Beëindiging na 6 maanden (restant: 6 maanden)

• Verschuldigd: 6 × €1.000 × 50% = €3.000 exit fee

Na 12 maanden:

• Opzegging zonder kosten met 1 maand opzegtermijn (zie Sectie 9)

6. Intellectueel Eigendom

6.1 Alle rechten van intellectueel eigendom op de door Seiketsu ontwikkelde software-configuraties, prompts, logica en workflows blijven uitdrukkelijk eigendom van Seiketsu.

6.2 De Opdrachtgever verkrijgt voor de duur van de Overeenkomst een beperkt, niet-exclusief gebruiksrecht op de geleverde systemen.

6.3 Het is de Opdrachtgever niet toegestaan om de door Seiketsu gebouwde systemen te:

• Kopiëren of dupliceren voor eigen gebruik buiten de overeengekomen scope

• Decompileren, reverse-engineeren of anderszins proberen de broncode te achterhalen

• Verkopen, verhuren of in licentie geven aan derden

Wat blijft eigendom van de Opdrachtgever:

• Bedrijfslogo's, huisstijl en merkmateriaal

• Content (teksten, afbeeldingen) aangeleverd door de Opdrachtgever

• Klantdata verzameld via de systemen

7. Aansprakelijkheidsbeperking

7.1 De totale aansprakelijkheid van Seiketsu is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die Overeenkomst bedongen prijs (excl. BTW) over de laatste drie maanden.

Voorbeeld: Als de maandelijkse retainer €1.000 is, dan is de maximale aansprakelijkheid €3.000.

7.2 Seiketsu is nimmer aansprakelijk voor:

• Indirecte schade

• Gevolgschade

• Gederfde winst

• Gemiste besparingen

• Schade door bedrijfsstagnatie

• Reputatieschade

7.3 Seiketsu is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door:

• Foutieve output van de AI-agents (hallucinaties)

• Onjuist gebruik van de systemen door de Opdrachtgever of diens medewerkers

• Storingen bij externe softwareleveranciers (OpenAI, Anthropic, GoHighLevel, etc.)

• Verlies van data als gevolg van handelingen van de Opdrachtgever

• Wijzigingen in wetgeving die de werking van AI-systemen beïnvloeden

7.4 De Opdrachtgever vrijwaart Seiketsu voor alle claims van derden voortvloeiend uit:

• Gebruik van de Diensten in strijd met de wet

• Schending van intellectuele eigendomsrechten door content van de Opdrachtgever

• AI-gegenereerde content die door de Opdrachtgever ongecontroleerd is ingezet

7.5 Uitzondering: Bovenstaande beperkingen gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van Seiketsu.

8. Privacy en Gegevensbescherming

8.1 In het kader van de AVG fungeert Seiketsu als Verwerker en de Opdrachtgever als Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via de AI-systemen worden verwerkt.

8.2 De afspraken omtrent gegevensverwerking zijn vastgelegd in een separate Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement / DPA), die integraal onderdeel uitmaakt van de rechtsbetrekking tussen partijen.

8.3 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor:

• Het verkrijgen van toestemming van eindgebruikers (waar vereist)

• Het informeren van eindgebruikers over de verwerking van hun gegevens

• Het naleven van de AVG in zijn rol als Verwerkingsverantwoordelijke

8.4 Seiketsu verplicht zich:

• Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken conform schriftelijke instructies van de Opdrachtgever

• Passende technische en organisatorische maatregelen te treffen (zie Privacy Policy)

• Datalekken binnen 48 uur te melden aan de Opdrachtgever

9. Duur, Opzegging en Opschorting

9.1 Contractduur en Opzegging

Initiële looptijd:
Alle Overeenkomsten hebben een bindende periode van 12 maanden vanaf de Go-Live datum. Binnen deze periode kan de Overeenkomst niet worden opgezegd (behalve bij materiële wanprestatie door Seiketsu).

Na 12 maanden:
De Overeenkomst wordt automatisch verlengd voor onbepaalde tijd en is opzegbaar met 1 maand opzegtermijn (via schriftelijke kennisgeving).

Opzegging dient te gebeuren vóór de 1e van de maand om per einde van die maand te eindigen.

Voorbeeld tijdlijn:

• Go-Live: 1 februari 2026

• Bindende periode eindigt: 1 februari 2027

• Opzeggen kan vanaf: 1 januari 2027 (met opzegging per 1 februari 2027)

• Als u opzegt op 15 maart 2027 → Contract eindigt 30 april 2027

Opzegprocedure:
Opzegging dient schriftelijk te gebeuren via:

• E-mail naar info@seiketsu-systems.nl

• Subject: "Opzegging Overeenkomst [Klantnaam]"

• Inclusief gewenste einddatum

Gegevensbewaring na beëindiging:

• AI-logs en audio-opnames worden na beëindiging nog 12 maanden bewaard (conform Privacy Policy)

• Uw GoHighLevel configuratie blijft 30 dagen beschikbaar voor export

• Na 30 dagen worden alle data permanent verwijderd (geen recovery mogelijk)

9.2 Tussentijdse Beëindiging

Beide partijen hebben het recht de Overeenkomst tussentijds te beëindigen zonder opzegtermijn in geval van:

• Faillissement van de wederpartij

• Surseance van betaling

• Ontbinding of liquidatie van de onderneming

• Materiële wanprestatie (na schriftelijke ingebrekestelling met redelijke termijn voor herstel)

9.3 Opschorting

Seiketsu heeft het recht de toegang tot de systemen per direct op te schorten indien:

• De Opdrachtgever niet aan zijn betalingsverplichtingen voldoet (na 14 dagen verzuim)

• De Opdrachtgever de systemen gebruikt in strijd met deze voorwaarden

• Er sprake is van misbruik of excessief gebruik dat andere klanten hindert

Gevolgen van opschorting:

• Maandelijkse retainer blijft verschuldigd

• Geen restitutie van betaalde bedragen

• Bij herstel van de situatie wordt de toegang binnen 48 uur hersteld

10. Toepasselijk recht en Geschillenregeling

10.1 Toepasselijk recht:

Op alle rechtsbetrekkingen tussen Seiketsu en de Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

10.2 Geschillenregeling (trapsgewijze procedure):

Stap 1 - Good Faith Onderhandeling:
Partijen verplichten zich geschillen eerst in goed overleg op te lossen. Beide partijen wijzen een contactpersoon aan die binnen 10 werkdagen na melding van het geschil tracht tot een oplossing te komen.

Stap 2 - Mediation (optioneel maar aanbevolen):
Indien onderhandeling niet tot een oplossing leidt, kunnen partijen gezamenlijk een onafhankelijke mediator inschakelen (bijv. via het Nederlands Mediation Instituut).

• Kosten mediation: 50/50 gedeeld tussen partijen

• Termijn: Mediation dient binnen 30 dagen te worden afgerond

• Vertrouwelijkheid: Alle mediation-communicatie is vertrouwelijk en niet bruikbaar in latere procedures

Stap 3 - Rechtbank:
Indien mediation niet succesvol is of niet wordt geaccepteerd door een van beide partijen, dan is uitsluitend de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant (Tilburg) bevoegd kennis te nemen van geschillen.

Uitzondering - Kort Geding:
In spoedeisende gevallen (bijv. onbetaalde facturen >90 dagen, ongeautoriseerd gebruik van intellectueel eigendom) kan Seiketsu direct een kort geding aanhangig maken zonder voorafgaande mediation.

Incasso en proceskosten:
De in het ongelijk gestelde partij draagt alle redelijke kosten van de procedure, inclusief:

• Gerechtelijke kosten

• Buitengerechtelijke incassokosten (conform Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten)

• Advocaatkosten (voor zover redelijk en proportioneel)

11. Overmacht (Force Majeure)

11.1 Seiketsu is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting jegens de Opdrachtgever indien zij daartoe verhinderd wordt door een omstandigheid die niet aan Seiketsu kan worden toegerekend (overmacht).

11.2 Overmacht omvat onder meer:

Technische overmacht:

• Uitval van externe dienstverleners (GoHighLevel, OpenAI, Anthropic, Vapi, Assistable.ai)

• Grootschalige internetuitval of DNS-problemen

• DDoS-aanvallen of andere cyberaanvallen gericht op derden

• API rate-limiting of onverwachte API-wijzigingen door providers

Juridische overmacht:

• Wijzigingen in wetgeving die de Dienstverlening onmogelijk of illegaal maken

• Overheidsmaatregelen (bijv. verbod op bepaalde AI-technologieën)

Natuurlijke en maatschappelijke overmacht:

• Pandemieën, natuurrampen, oorlog, terrorisme

• Stakingen bij essentiële dienstverleners

11.3 Gevolgen van overmacht:

• Seiketsu's verplichtingen worden opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie

• De Opdrachtgever is niet verplicht te betalen voor de periode waarin de Diensten niet beschikbaar zijn (pro-rata terugbetaling)

• Indien overmacht langer dan 30 kalenderdagen duurt, kan de Opdrachtgever de Overeenkomst beëindigen zonder boete

11.4 Communicatie:

Seiketsu zal de Opdrachtgever binnen 24 uur na constatering van een overmachtssituatie hiervan in kennis stellen, inclusief:

• Oorzaak en verwachte duur

• Maatregelen die worden genomen om impact te minimaliseren

• Verwachte hersteltijd

11.5 Verantwoordelijkheid Opdrachtgever:

De Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het treffen van back-up maatregelen (bijv. alternatieve telefoniste tijdens langdurige API-uitval).

12. Overige Bepalingen

12.1 Wijziging van voorwaarden

Seiketsu behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden 30 dagen van tevoren aan de Opdrachtgever medegedeeld via e-mail.

Indien de Opdrachtgever niet akkoord gaat met de wijzigingen, kan hij de Overeenkomst opzeggen met ingang van de datum waarop de nieuwe voorwaarden van kracht worden.

12.2 Vertrouwelijkheid

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst verkrijgen.

Deze verplichting geldt niet voor informatie die:

• Publiek bekend is of wordt zonder toedoen van de ontvangende partij

• Reeds in bezit was van de ontvangende partij

• Moet worden verstrekt op grond van een wettelijke verplichting

12.3 Overdracht van rechten

De Opdrachtgever mag zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Seiketsu.

Seiketsu mag de Overeenkomst overdragen aan een derde partij (bijv. bij bedrijfsovername).

12.4 Nietigheid

Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet.

Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die het doel van de oorspronkelijke bepaling zo veel mogelijk benadert.

13. Contact

Voor vragen over deze Algemene Voorwaarden kunt u contact opnemen met:

Seiketsu
E-mail: info@seiketsu-systems.nl
Adres: Rooseveltplein 39, 5025 WT Tilburg, Nederland
KvK-nummer: 93222173

Laatste wijziging: 15 januari 2026